Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z najważniejszych zmian w polskiej księgowości ostatnich lat. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to nie tylko konieczność wystawiania faktur w nowy sposób, ale także przeorganizowanie obiegu dokumentów, dostosowanie programów księgowych i określenie, kto w firmie będzie miał uprawnienia do wysyłania oraz odbierania e-faktur.
W tym procesie ogromnym wsparciem może być doświadczona księgowa lub biuro rachunkowe – które nie tylko przeprowadzi szkolenie, ale także wdroży system, skonfiguruje uprawnienia i zajmie się bieżącą obsługą KSeF.
1. Szkolenie z KSeF – pierwszy krok do bezpiecznego wdrożenia
Zanim firma zacznie korzystać z KSeF, musi wiedzieć, jak działa system, jakie wymogi narzuca oraz w jakiej formie będą wystawiane i odbierane faktury. Księgowa może przygotować szkolenie dopasowane do potrzeb przedsiębiorcy – indywidualne lub dla całego zespołu.
Podczas szkolenia uczestnicy dowiadują się:
-
czym dokładnie jest KSeF i od kiedy będzie obowiązkowy,
-
kto może wystawiać faktury w systemie, a kto tylko je odbierać,
-
jak wygląda proces nadawania uprawnień w firmie,
-
jak wygląda faktura ustrukturyzowana i czym różni się od tradycyjnej,
-
jak w praktyce wystawić, odebrać i anulować fakturę w KSeF,
-
jakie są najczęstsze błędy i jak ich unikać.
Po szkoleniu przedsiębiorca ma pewność, że rozumie podstawy systemu i może bezpiecznie przejść do wdrożenia technicznego.
2. Audyt i konsultacje – jak przygotować firmę do KSeF?
Każda firma działa inaczej, dlatego wdrożenie systemu musi być dopasowane do procesów konkretnego przedsiębiorstwa. Księgowa może przeprowadzić indywidualną analizę, podczas której:
-
sprawdza, jak wygląda obieg faktur w firmie (zakupy, sprzedaż, usługi),
-
ocenia, czy używany program do fakturowania lub system ERP jest zgodny z KSeF,
-
podpowiada, jak zmienić procedury, aby dokumenty mogły być wysyłane do KSeF automatycznie,
-
przygotowuje instrukcje dla pracowników – np. kto wystawia faktury, kto akceptuje, kto odbiera dokumenty.
To etap, który chroni firmę przed chaosem i niepotrzebnym stresem.
3. Techniczne wdrożenie KSeF i nadawanie uprawnień
Po szkoleniu i analizie przychodzi czas na konfigurację systemu. Księgowa lub biuro rachunkowe może przejąć wszystkie techniczne obowiązki, takie jak:
-
rejestracja przedsiębiorcy w KSeF,
-
wygenerowanie podpisu elektronicznego lub pieczęci do logowania,
-
wysłanie pełnomocnictw UPL-1 lub ZAW-FA do urzędu skarbowego,
-
nadanie uprawnień do KSeF właścicielowi, pracownikom lub biuru rachunkowemu,
-
konfiguracja programu do faktur (Subiekt, Comarch, Optima, FakturaXL, enova365 itd.),
-
testowe wystawienie pierwszej faktury ustrukturyzowanej i jej odebranie.
Przedsiębiorca nie musi znać się na technikaliach – wszystko jest ustawione poprawnie i zgodnie z przepisami.
4. Bieżąca obsługa systemu KSeF przez księgową
Po wdrożeniu księgowa może przejąć codzienną obsługę KSeF, tak aby przedsiębiorca nie musiał logować się do systemu ani pilnować terminów. W praktyce oznacza to, że biuro rachunkowe:
✔ odbiera faktury kosztowe bezpośrednio z KSeF,
✔ wystawia faktury sprzedażowe w imieniu klienta (na życzenie),
✔ sprawdza status dokumentów – czy zostały poprawnie dostarczone, czy system je zaakceptował,
✔ dba o to, aby faktury trafiły do księgowości w odpowiednim miesiącu,
✔ prowadzi archiwizację, nawet jeśli przedsiębiorca nie pobiera dokumentów na dysk.
Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na zarządzaniu firmą, a nie kontrolowaniu faktur.
5. Wsparcie w sytuacjach problemowych i aktualizacje przepisów
System KSeF nadal się rozwija, a regulacje prawne zmieniają się bardzo często. Dobra księgowa na bieżąco śledzi te zmiany i informuje przedsiębiorcę, kiedy:
-
trzeba dodać nowe uprawnienia lub zmodyfikować istniejące,
-
zmienia się sposób wysyłania faktur lub pojawia się nowy wzór XML,
-
pojawią się błędy systemowe, a faktury zostają odrzucone,
-
przedsiębiorca potrzebuje faktury korygującej lub anulowania dokumentu,
-
wchodzi w życie nowy obowiązek – np. raportowanie JPK_FA(2) lub e-Paragony.
Księgowa nie tylko reaguje, ale też uprzedza – informując, co trzeba zrobić, aby wszystko działało zgodnie z przepisami.
6. Czy warto powierzyć KSeF księgowej? Podsumowanie korzyści
Tak – i to z kilku powodów:
-
oszczędność czasu,
-
bezpieczeństwo i zgodność z przepisami,
-
brak konieczności nauki systemu od zera,
-
pomoc techniczna i merytoryczna w jednym miejscu,
-
możliwość skupienia się na prowadzeniu biznesu, zamiast na formalnościach.
Dobra księgowa staje się partnerem w biznesie – nie tylko rozlicza, ale także wspiera, doradza, wdraża i reaguje, kiedy pojawia się problem.